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SEMINÁRIO intensivo à distância
Organização pessoal e Gestão do Tempo com Outlook

03 e 04 de junho ou
17 e 18 de novembro

09.00 – 13.00

8 Horas síncronas
4 Horas assíncronas

Live training - formação síncrona via Zoom

A nossa proposta assenta na criação de um sistema de organização pessoal e gestão de tempo. Este sistema tem  como finalidade criar rotinas de trabalho, organização, definição de tarefas, prioridades, decisões relativas à alocação  de tempo, que permitem que mais facilmente exista auto-disciplina na gestão da atividade. Sendo esta auto-disciplina  algo que é difícil de manter, tendo em conta o ritmo de trabalho atual, e também os desafios que o setor dos serviços  comporta, é fundamental criar não só um sistema de organização pessoal, mas também uma cultura de organização  pessoal dentro da empresa, em que o máximo de pessoas da mesma equipa conhece e se rege por um sistema  semelhante.  

Esta proposta contempla sessões de formação em formato tradicional (que designamos above the line), com formador  em sala ou online, com metodologias ativas. Estas sessões são necessárias para criar sentido ao sistema que é  partilhado e também para fazer emergir a urgência e a pertinência da necessidade desse sistema. Contempla igualmente  instrumentos de auto-estudo e/ou construção individual de conhecimento (que designamos below the line). Estes  conteúdos têm como objetivo fornecer dicas práticas que podem ser implementadas pelos participantes para obter  ganhos de tempo. Por outro lado, estes instrumentos pretendem ajudar os participantes a criar uma rotina de gestão  de tempo, lembrando-os regularmente de boas práticas, de forma a que, à medida que são implementadas com maior  regularidade, passem a fazer parte da rotina da organização.  

Objectivos

 

Desenvolver competências pessoais de organização e gestão do tempo, de forma a criar hábitos de trabalho que permitam uma optimização das tarefas, com reflexos positivos na vida pessoal, profissional e familiar.

  • Planear de acordo com as prioridades
  • Definir as áreas chave da sua atividade e organizar o sistema de trabalho de acordo com elas
  • Padronizar o Outlook e o microsoft teams como instrumentos de apoio à gestão de tempo
  • Lidar com as solicitações através de uma matriz de prioridades
  • Elencar os ladrões de tempo e construir uma base sólida para momentos de foco
  • Manter as boas práticas de gestão de tempo através de uma rotina e auto-disciplina
A quem se dirige

Todos os que tê necessidade de optimizar a organização pessoal e a gestão de tempo

Programa

Pré work – Questionário de diagnóstico de gestão de tempo – Enviado uma semana antes da formação 

  1. O recurso mais limitado de todos: o tempo
    2. Fatores que influenciam a produtividade
    3. Foco e ciclos de atenção
    4. Ladrões de tempo – detectar e eliminar
    5. O sistema de organização por categorias como base de trabalho
    6. A matriz de prioridades – individual e em equipa
    7. Ferramentas individuais de organização e controlo da atividade (Outlook | Teams)
    8. A comunicação na gestão de tempo
    9. A gestão ágil em equipa – princípios e ferramentas
    10. Benefícios de/e como criar uma cultura de gestão de tempo na equipa

Percurso formativo 

Ações Above the line – Formação em formato tradicional, dinamizada por formador (em sala ou online)  Ações Bellow the line – Construção de conhecimento individual através de outros meios disponibilizados pelo formador  

Bellow the line Above the line 

Pré-work 

  • Questionário de diagnóstico 

Exercícios 

  • Eliminar ladrões de tempo 
  • Identificar tempo produtivo 

Exercícios 

  • Arrumar a secretária (computador) 
  • Organização pessoal de acordo com  sistema mental 

Vídeos Outlook 

1 – Padronizar vistas  
2 – Organizar e arquivar e-mail 
3 – Planear, gerir e delegar tarefas 
4 – Organizar compromissos 

Sessão 1 – 4 horas 

  • Sobre o tempo 
  • Produtividade 
  • Foco e atenção 
  • Ladrões de tempo 
  • Sistema de organização por categorias 

Sessão 2 – 4 horas 

  • Matriz de prioridades 
  • Ferramentas
  • A comunicação 
  • A gestão ágil em equipa 
  • Cultura de gestão de tempo  
Formadora

SANDRA PINHEIRO

Natural de Guimarães, Sandra Pinheiro é consultora de RH com 14 anos de experiência em clientes de referência de vários setores, nomeadamente na Banca, Indústria, Distribuição e Retalho e Serviços, ao serviço de três empresas de referência: TMI Portugal, IFE e PwC.
Dramaturga premiada, escreve peças de teatro desde 2003. As suas peças já foram representadas nas principais cidades portuguesas e também em Londres, São Paulo e Rio de janeiro.
Com formação de base em relações Internacionais pela Universidade do Minho, fez formação de Teatro com José Sanchis Sinisterra, com Linda Seger, Lark Play Development Center de Nova Iorque e Royal Court Theatre, de Londres.

Organização pessoal e Gestão do Tempo com Outlook

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Informações

Para qualquer questão, dúvida ou sugestão não hesite em contactar-me: Ana Hortense Silva
anahortensesilva@iirh.pt
Tlm. 916 353 748

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